新規開業のタイミングで、多くのオーナーが直面するのが「集客とオペレーションの両立」という壁です。SNSで話題になればなるほど、問い合わせ対応に追われ、肝心の接客がおろそかになる…。今回ご紹介するドッグカフェは、開業と同時にポータルサイトを導入。システムの特性を理解し、SNSと賢く「役割分担」させることで、追加費用を抑えながら月間230件もの新規予約を自動で獲得するしくみを構築しました。

こんな悩みからスタートしました

・開業したてで、お店の情報を網羅したホームページを作る予算も時間もなかった。
・SNSで反響があった際、接客中や深夜に届く予約DMへ即座に返信できない。
・定員数があるなかで、ダブルブッキングせずに管理する自信がなかった。

お店をオープンするにあたって、一番のこだわりは「お客様とワンちゃんが心ゆくまで触れ合える静かな空間」を作ることでした。でも、運営する時間は限られています。SNSでの発信は得意でしたが、DMで届く「明日空いてますか？」という質問に10分後、20分後と返信しているうちに、予約が埋まってしまったり、逆にお客様をお待たせしたり…。せっかくのオープン景気を、自分の事務作業の遅れで台無しにしたくないという強い焦りがありました。

導入前の課題

開業前、私は「集客はSNSだけで十分ではないか」と考えていた時期もありました。しかし、実際に運用を想定してみると、SNSだけでは「情報の蓄積」と「確実な予約受付」が追いつかないことに気づいたのです。

「公式ホームページ」代わりの情報集約

SNSは最新情報の拡散には向いていますが、メニュー、アクセス、定休日、料金体系といった「基本情報」を一覧で確認してもらうには不向きです。開業直後の忙しい時期に、いちから高額なホームページを制作するのは現実的ではありませんでした。

事務作業の「外注化」

接客中や犬のお世話をしているあいだは、スマホを触ることができません。お客様が「行きたい」と思った瞬間に、私の返信を待たずに予約を確定させられる「24時間対応の受付窓口」が、オープン初日から不可欠でした。

エキテンを公式ホームページ兼予約インフラとして活用

高機能な専用システムを別途契約するのではなく、エキテン正会員プランの「標準機能」を最大限活用することで、低コストかつ高効率な予約導線を作りました。

1）Instagramのプロフィール欄に「予約はこちら」と明記し、エキテンの予約ページへ直接誘導。お客様が「行きたい」と思った瞬間に、空き状況を見てその場で完結できるしくみを整えました。
2）「1回の予約につき1名まで」というシステム上の仕様に対し、Instagramのトップに「複数名での予約方法」をキャプチャ付きで固定。店舗側で丁寧な案内を行うことで、お客様の迷いを払拭しました。
3）すべての予約をシステムに集約。当日予約も自動で反映されるため、スタッフはカレンダーを見るだけで、その日のスケジュールを一目で把握できるようになりました。

導入後の成果

オープンと同時に「予約の自動化」を組み込んだことで、想像以上のスタートダッシュが切れました。

・「情報の母艦」として機能： 9,000回を超える月間アクセスに対し、詳細なメニューや店舗情報を網羅したページが、私の代わりに24時間営業してくれました。
・新規予約230件を「ノータッチ」で獲得： 1ヶ月で入った予約の大半が新規のお客様。SNSの拡散力が、システムという「受け皿」があることで、漏れなく来店へとつながりました。
・接客時間の最大化： 予約の電話や返信作業がなく、目の前の犬たちのお世話やご来店されたお客様への対応に集中できています。

成功のポイントは、高機能より低コストと接客の質を選んだこと

「システムが100%完璧でないこと」を恐れず、「追加料金なしで今すぐ使えるメリット」を優先したことが勝因です。
開業当初は、高機能なシステムよりも、まずは「低コストで情報がまとまったWebページ」を持つことが重要でした。システムの癖はお客様へのアナウンスでカバーし、浮いた予算と時間を「接客の質」に充てる。この割り切りが、個人店が大手と渡り合うための最も現実的で強力な戦略となりました。