「スタッフが増えるほど、予約の管理が複雑になる。」 「便利なシステムは導入したいが、月々の固定費は抑えたい。」
多忙な治療院経営において、この二つを両立させるのは至難の業です。今回ご紹介するのは、エキテンの「正会員プラン」に標準搭載されているネット予約機能を、文字通り「予約の基幹システム」としてフル活用し、スタッフ5名による月1,000件以上の予約管理を効率化した接骨・整骨院の事例です。

こんな悩みからスタートしました

・スタッフ5名のシフトと、25種類以上のメニューの組み合わせが複雑で管理が限界
・施術中の電話対応で、患者様をお待たせしてしまう時間が心苦しい
・予約システムに毎月数万円のコストをかけるのは、経営的に避けたい

5名のスタッフで月1,100件を超える予約をさばく中、アナログな管理ではミスや漏れの不安が絶えず、「今のままではサービスの質が落ち、機会損失が増えてしまう」という危機感がありました。

導入前の課題

当院は5名のスタッフで運営しており、メニューも25種類と多岐にわたります。以前は電話予約が中心でしたが、誰がどのメニューを担当できるか、どのベッドが空いているかを確認するたびに、施術を中断して受付に戻る必要がありました。

施術に100%集中できない環境

「先生、次の予約ですが…」と受付から声をかけられるたび、患者様への説明が途切れてしまう。これが一番のストレスでした。

予約の「言った言わない」のリスク

紙の台帳や簡易的なメモでは、スタッフ間での共有漏れが起きやすく、ダブルブッキングを防ぐための確認作業に毎日30分以上を費やしていました。

エキテン ネット予約を「お店の台帳」そのものにする

「予約システムを『集客用』ではなく、院の『基幹システム』に変えました。」

1）全ての予約をエキテンに集約：電話予約も飛び込みの患者様も、その場で全てエキテンの予約管理画面に入力。これにより、スタッフ全員がスマホやPCから「今、誰が空いているか」をリアルタイムで把握できるようにしました。
2）スタッフ別の詳細設定：5名のスタッフそれぞれの出勤シフトと担当可能メニューをシステムに紐付け。自動で「予約可能な枠」だけが表に出る仕組みを構築しました。
3）25種類のメニューを整理公開：患者様が自分の悩みに合ったメニューを24時間いつでも選べるよう、全てのサービスをネット予約上に公開しました。

導入後の成果

システムを基幹化したことで、現場の空気感まで変わりました。

・月1,100件の予約をミスなく管理：手動登録を含め、月1,100件以上の予約をエキテン一つで一元管理。紙の台帳は廃止し、ミスはほぼゼロになりました。
・ネット予約だけで月100件以上が完結：電話を介さない予約が月100件を超え、その分、スタッフは患者様とのコミュニケーションや技術向上に時間を割けるようになりました。
・追加システム利用料「0円」：他社の高額な予約システムを導入することなく、エキテンの基本料金内でこれだけの管理体制を構築できました。

成功のポイントは、情報の解像度を上げること

「中途半端にせず、一箇所にまとめたこと」が最大のポイントです。 ネット予約を単なる窓口ではなく、院の「心臓部」として運用し始めたことで、スタッフ全員が同じ情報を共有できるようになりました。操作がシンプルなので、ITが苦手なスタッフもすぐに慣れてくれたのが助かりましたね。